Questions Fréquentes

Général

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Comment un transporteur ou un expéditeur peut-il s'inscrire à PayCargo ?
Allez sur www.paycargo-eu.com et cliquez sur « Devenez membre » et inscrivez-vous en tant que fournisseur ou payeur, ou composez le 001 888 250 7778 (depuis la France).
Que se passe-t-il si un fournisseur ou un payeur a besoin d'aide avec l’utilisation du système ?
Le système dispose d’une aide en ligne, très facile à utiliser. Si vous n’y trouvez pas les réponses à vos questions, appelez simplement un représentant du service clientèle de PayCargo, 24h/24, 7j/7 au 011 888 250-7778 (depuis la France).

À propos de Paycargo

Qu’est-ce que le système PayCargo® ?
Le système PayCargo est le premier système de paiement de fret en ligne destiné à toute l'industrie mondiale des transports. Il permet aux payeurs, aux fournisseurs et aux courtiers de fret d’initier et clore des transactions rapidement et de manière fiable au sein d’une plate-forme sécurisée et normalisée. Adopter le système PayCargo ne nécessite aucune dépense en capital et est facile à mettre en œuvre. C'est un outil complémentaire à tout système existant.
Qui peut utiliser PayCargo ?
Transporteurs, payeurs, NVOCC, 3PL, courtiers en douane, transitaires, courtiers de fret et agents maritimes, ou tout fournisseur et leurs clients.
Quelles sont les conditions requises pour utiliser PayCargo ?
Le système PayCargo est une application Web sécurisée, accessible via PC doté d'un accès Internet. Vous recevrez un nom d'utilisateur et un mot de passe lors de la configuration afin accéder au système PayCargo.
Quand peut-on accéder le système PayCargo ?
Le système PayCargo est accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Quelles sont les options de paiement ?
Actuellement, deux (2) options de paiements sont disponibles avec le système PayCargo: 1. Le paiement pour l'expédition via virement instantané ou carte de crédit est débité du compte du payeur et crédité sur le compte du fournisseur à la date d'échéance prévue ou bien le jour où le payeur l'a planifié. 2. Le « Crédit PayCargo » : Si le payeur a fait la demande et obtenu un « Crédit PayCargo », PayCargo lui créera un « compte créances » et paiera le fournisseur. Le paiement sera crédité sur le compte du fournisseur à la date d'échéance.

Paiements, Frais et Remboursements

Comment un payeur peut-il savoir si un paiement a bien été pris en compte s'il ne s'affiche pas comme « Cleared » dans la table des transactions ?
Le payeur peut vérifier le statut de son paiement qui peut être: « Approved », « Created », « Cleared » ou « Voided ». 1. « Approved » : le payeur a approuvé le paiement mais le virement est en attente. 2. « Created » : le virement est en cours de transfert. 3. « Cleared » : le virement est passé. Le payeur a été débité du montant dû et le fournisseur a été crédité. Attention : une fois traitée, la transaction ne peut pas être annulée. 4. « Voided »: Le paiement a été annulé/refusé.
Que se passe-t-il si un paiement est « voided » ?
En règle générale, le paiement ne sera « Voided » que : si les fonds sur le compte sont insuffisants, si le numéro de compte et/ou code banque/guichet sont invalides ou bien si le compte est fermé. Quelle qu’en soit la raison, vous en serez informé par le système PayCargo. Si un paiement est « voided » , il incombe au fournisseur de contacter le payeur pour recouvrer son dû.
Quelle est l'heure limite pour traiter un paiement ?
Le paiement des factures peut être approuvé 24h/24 - 7j/7. PayCargo traitera les paiements approuvés avant 18h du lundi au vendredi, à l’exclusion des jours fériés.
Qu'est-ce qu'une transaction ?
Il peut s’agir d’une seule facture ouverte ou un des éléments d’un compte débiteur comme un B/L (connaissement) ou encore une facture entre un fournisseur et un payeur.
Qu’est-ce qu’un litige ?
Un litige est initié par le payeur sur tout ou partie d’une transaction ou d’une facture.

Pour les fournisseurs

Les avantages PayCargo pour un fournisseur.
Grâce au système PayCargo, un fournisseur rend ses créances accessibles à ses clients pour que ces derniers puissent visualiser, approuver ou contester une facture ou un connaissement. Les fournisseurs peuvent ensuite être payés en ligne immédiatement, et ainsi réduire le temps et les coûts associés à la réception de paiements par chèque ou en espèces, ainsi que leur délai moyen de règlement (Days Sales Outstanding).
Comment le fournisseur reçoit-il les paiements du transporteur ou du payeur ?
Tous les paiements sont reçus via virement instantané ou carte de crédit. Les transactions sont ensuite enregistrées dans le système PayCargo, ce qui permet au payeur de se connecter et d’afficher toutes ses transactions avec les fournisseurs participants. Ils ont alors la possibilité de contester ou d’approuver une transaction pour paiement. Une fois approuvé, PayCargo débite l’acheteur du montant dû et crédite les fournisseurs le même jour. Les fonds apparaîtront pour le fournisseur le lendemain.
Combien de temps faut-il pour s’enregistrer sur PayCargo ?
L'inscription est immédiate et gratuite. Quelques minutes après vous être enregistré, vous devriez recevoir un email de bienvenue avec les identifiants vous permettant de vous connecter.
Quels accords doivent être signés et qui doit les signer ?
Quels accords doivent être signés et qui doit les signer ? Un fournisseur peut s'inscrire en ligne, mais nous lui recommandons, via un mandataire autorisé, de signer une convention cadre avec les transporteurs.
Quelle est la durée d'un accord ?
Trois (3) ans, mais la plupart peuvent être résiliés à tout moment avec un préavis de 90 jours.
L'installation de systèmes est-elle nécessaire ?
Une intégration complète n'est pas nécessaire, mais il peut être important de disposer de certains logiciels pour permettre la connection. Nous pouvons également nous connecter via EDI, XML, fichiers CSV ou d'autres méthodes.
Le système PayCargo fonctionne-t-il en temps réel ?
Oui, si nous sommes connectés via EDI ou tout autre méthode de connection en temps réel. Nous pouvons également être quasiment en temps réel en utilisant le téléchargement par lots (batch upload) via des services Web.
À quelle fréquence le système met-il à jour les informations ?
Le système PayCargo peut prendre en charge une ou plusieurs mises à jour chaque jour ou en mode temps réel (real-time method), en fonction des besoins du client.
Un fournisseur peut-il ne travailler qu’avec certains de ses acheteurs sur la plateforme PayCargo ou doit-il leur demander à tous de s’inscrire ?
Oui, il est possible de ne travailler qu’avec une partie de vos clients mais nous vous encourageons à utiliser la plateforme PayCargo pour toutes vos transactions et donc d’enregistrer tous vos clients.
Comment un fournisseur ajoute-t-il plus de payeurs au système PayCargo ?
Informez vos payeurs que vous souhaitez les ajouter au système PayCargo et demandez-leur de s'enregistrer et de s'associer à votre compte fournisseur. Votre représentant PayCargo se fera un plaisir de travailler avec vous et vos payeurs afin de procéder à leur inscription en ligne.
Quels documents puis-je utiliser pour vérifier mon relevé bancaire ?
Si disponible, PayCargo recommande l'utilisation du « rapport de rapprochement ACH ».
Un fournisseur peut-il générer un rapport détaillant les fonds reçus à des dates précises ?
Oui, il s'agit du « Cash Inflow Forecast Report ».

Gestion des paiements, frais et litiges

Comment un fournisseur est-il informé des transactions approuvées par un payeur ?
Le fournisseur recevra immédiatement une alerte par email dès qu’une transaction est « Approved ». De plus, le statut de la transaction sur le site internet PayCargo est passé de « Created » à « Approved ». Vous pouvez également afficher un « rapport de transaction de transporteur ».
Comment un fournisseur est-il informé des transactions contestées par un payeur ?
Le fournisseur recevra des alertes par email pour chaque transaction contestée. La transaction sera aussi marquée comme « disputed » dans le système. Et le fournisseur peut également afficher le « rapport sur le taux de résolution des litiges ».
Que se passe-t-il si un payeur ne règle pas une transaction ?
Le fournisseur doit contacter le payeur et lui rappeler que le paiement est toujours en attente.
Si le fournisseur annule une transaction, pourquoi n'apparaît-elle ?
Si une transaction est annulée, une nouvelle transaction devra être générée car les transactions en double ne sont pas autorisées. Cependant, les transactions annulées restent dans l'historique du système.
Un payeur peut-il stopper un paiement sur une transaction « Approved » ?
Non, le payeur doit contacter le fournisseur et ce dernier pourra créer un paiement manuel, seulement si le paiement a toujours le statut « Created ».
Le fournisseur peut-il modifier une transaction déjà approuvée par le payeur ?
Oui, en utilisant l'outil « Freight Correction Tool » dans le système.
Que se passe-t-il si une transaction n'a pas de date d'échéance de paiement définie ?
La date d'échéance du paiement pour la transaction sera automatiquement définie par défaut à la date à laquelle elle est créée.
Que se passe-t-il si le fournisseur reçoit un chèque pour une transaction déjà entrée dans le système PayCargo ?
Le fournisseur a la possibilité de retourner le chèque ou d’entrer un paiement manuel dans le système.
Que se passe-t-il si cette transaction est déjà approuvée pour paiement dans le système ?
Vous pouvez toujours entrer un paiement manuel tant qu'il est encore en cours de traitement ie. « Created ».
Une date d'échéance de paiement peut-elle être modifiée si la transaction est déjà approuvée ?
Non.
Si une transaction doit être entrée de toute urgence, peut-elle être entrée manuellement ?
Oui.

Pour les payeurs

Les avantages PayCargo pour un payeur.
Grâce au système PayCargo, un payeur pourra consulter toutes ses créances. Qu’il s’agisse de celles contractées avec des fournisseurs membres de PayCargo qui apparaitront automatiquement, mais aussi celles de fournisseurs non-membres dont il aura préalablement fait l’intégration manuelle.
Combien de temps cela prend l’inscription ?
L'inscription est immédiate et gratuite. Quelques minutes après vous être enregistré, vous devriez recevoir un email de bienvenue avec les identifiants vous permettant de vous connecter.
À quelle fréquence les informations du fournisseur seront-elles mises à jour dans le système PayCargo ?
Tout dépend de la fréquence à laquelle un fournisseur envoie ses mises à jour, mais PayCargo peut répercuter l’information toute les minutes. Et, si le fournisseur est intégré au système PayCargo, elles peuvent pratiquement se mettre à jour en temps réel.
Comment un payeur peut-il ajouter des fournisseurs non-membre et les payer via le système PayCargo ?
En ouvrant la « Request Carrier Association » et en suivant les instructions pour ajouter un fournisseur.
Le payeur peut-il choisir de recevoir toutes les alertes emails de PayCargo à la fin de la journée ?
Non, cependant il peut désactiver les alertes emails et générer un « report » à la fin de chaque journée.
Quels documents puis-je utiliser pour vérifier mon relevé bancaire ?
PayCargo recommande d’utiliser le « rapport de rapprochement ACH », qu’il est possible également possible de configurer et de recevoir automatiquement à la fréquence et aux heures souhaitées.

Crédit PayCargo

Comment un payeur peut-il bénéficier du « crédit PayCargo » ?
Un payeur peut demander à bénéficier d’un « crédit PayCargo », après s’être enregistré en ligne sur notre site. Veuillez noter que tous les payeurs ne seront pas admissibles au crédit PayCargo.
Le crédit PayCargo peut-il être utilisé pour le paiement des importations et des exportations ?
Oui. Une fois que vous avez droit à un crédit, vous pouvez l'utiliser comme bon vous semble, qu'il s'agisse du paiement d'une importation ou d'une exportation.
Le fournisseur considère-il les paiements via crédit PayCargo comme « paid » ?
Oui, lorsqu'un payeur utilise son « crédit PayCargo » pour effectuer un paiement, PayCargo se porte garant du paiement au fournisseur.

Gestion des paiements, frais et litiges

Une fois qu'un payeur approuve une transaction dans le système PayCargo, le fournisseur fournit-il le B/L (connaissement) ou libère t-il le cargo ?
Lorsqu’un virement en débit instantané est utilisé, le fournisseur libère généralement le cargo en fonction de la relation qu’il entretient avec le payeur. Et si en temps normal, il libère le cargo parce qu’il connait son client et sait qu’il va recevoir un chèque, il en fera probablement de même avec un ACH.
Lorsque le payeur est informé de l'existence de frais supplémentaires, dans quel délai ces frais seront-ils affichés dans le système PayCargo ?
Ils le seront en temps réel si le fournisseur est intégré à PayCargo ou dès qu’il fait sa mise à jour. En outre, le payeur recevra une alerte par email détaillant les modifications apportées à une transaction existante ou à une nouvelle transaction. À ce moment-là, le payeur pourra ouvrir un litige, si nécessaire.
Le payeur peut-il déterminer et programmer la date d'échéance du paiement ?
Oui, mais cela devra faire l'objet d'un accord entre le payeur et le fournisseur. Seul le fournisseur pourra modifier la date d'échéance du paiement. Si le payeur télécharge ses comptes créditeurs, il peut planifier à sa guise.
Le payeur peut-il modifier la date d'échéance du paiement une fois qu'une transaction a le statut « approved » ?
Non, seul le fournisseur peut apporter des modifications à la transaction, y compris la date d'échéance du paiement. Cependant, le payeur peut s’arranger avec le fournisseur si cela doit être modifié.
Que se passe-t-il si un fournisseur ne règle pas un litige ?
Le payeur peut programmer des notifications d'alerte pour voir si un différend a été traité en temps voulu. Le payeur est responsable du suivi de tout différend qu’il pourrait avoir.
Un payeur peut-il contester tout ou partie d’une transaction ?
Oui, tous les litiges sont enregistrés via l'outil de règlement des litiges « Dispute » et un historique complet des communications liées au litige est conservé dans la transaction.
Que se passe-t-il si le payeur a signalé un différend sur une transaction, mais doit approuver la transaction pour récupérer son fret ou obtenir le B/L (connaissement) ?
Le payeur doit discuter avec le fournisseur et parvenir à un accord avec lui avant de poursuivre.
Que se passe-t-il si le payeur approuve une transaction, mais réalise ensuite qu'il y a une erreur ? Peut-il annuler le paiement ?
Non, le payeur ne peut pas arrêter le processus à ce stade, sauf en contactant le fournisseur et en lui demandant de saisir un paiement manuel si le statut est toujours « Created ».
Que se passe-t-il si la transaction est en « Prepaid », mais que le payeur souhaite la passer en « To collect » ? Ou vice versa ?
Si un tel changement est nécessaire, le payeur doit contacter directement le fournisseur. À quel moment, le fournisseur est alors la partie qui doit annuler la transaction.
Que doit faire un payeur s’il a approuvé une transaction mais ne peut sortir son conteneur du port ?
Le payeur doit contacter le fournisseur pour que le conteneur soit libéré.
Que se passe-t-il si un payeur a approuvé une transaction mais qu’il a changé de compte bancaire dans le même temps ?
Le payeur doit immédiatement avertir le fournisseur et le service clientèle PayCargo. Les informations relatives à ce changement doivent être soumises - par écrit - dans les 12 heures.
Dans quel délai un fournisseur saura-t-il qu'un payeur a approuvé une transaction ?
Le fournisseur le saura immédiatement. Il recevra une alerte de PayCargo par email concernant le paiement effectué par le payeur. Et, le statut de la transaction passera de « Created » à « Approved ».
 

PayCargo simplifie le processus de paiement pour offrir le service de fret le plus rapide de toute l’industrie...